¿Aplicas una buena gestión documental en tu pyme?

perdido-en-papelesHora de buscar el documento de compra del Sr. López. Hay un cerro de ojos que revisar. ¡Menudo problema! Este era uno de los clásicos inconvenientes que afrontaban las pymes en lo referente a la gestión documental. Hasta que aparecieron las computadoras de gran almacenaje. Sin embargo, lo que a primera vista simulaba ser la solución, terminó siendo una prolongación del problema existente. La “sobrecarga de información” comenzó a ejercer su dominio en la pequeña empresa… hasta ahora.

Importancia de la gestión documental en la pyme

A diferencia de las grandes empresas, en las pymes no hay personal especialista en temas informáticos para la buena gestión documental. El dueño o los pocos empleados que posea la pyme son los responsables de las buenas prácticas de gestión documental. Lamentablemente, la mayoría de dueños o empleados de pymes manejan la información de la empresa como si de su propia información se tratara. No es extraño encontrar entonces que los documentos se encuentren almacenados en diferentes carpetas, sin metadatos, guardados en memorias USB fáciles de perder o almacenados después de meses en la bandeja de correo electrónico.

Si una pyme pretende convertirse en una gran empresa, lo primero que tiene que resolver es este espinoso tema de la gestión documental. ¿Por qué debe hacerlo? Aquí brindamos 4 razones de peso para hacer de la gestión documental la piedra de base para la administración de una pyme:

  • Porque una buena gestión documental permite una reducción sustancial de los costes de oficina. Nada de papeles, fólderes o de couriers, con una buena gestión documental es posible ahorrar mucho dinero.
  • Porque se genera una mejor relación con clientes, proveedores y socios. Si alguno de ellos consulta por un documento de vital importancia, la pyme con buena gestión documental podrá resolver el problema en un santiamén. Y eso genera confianza.
  • Porque contribuye a que los empleados se enfoquen a las tareas que generan real valor agregado a la organización. ¿Te imaginas cuánto tiempo pierde un empleado común y corriente buscando un archivo en la computadora principal? Fácilmente podría aprovechar dicho tiempo en tareas más productivas.
  • Por la sencilla razón que el tiempo es dinero. Pasarse las horas más importantes del día revisando documentos genera menor productividad en el íntegro de la empresa. El tiempo también es el valor agregado más olvidado por la mayoría de pequeños y medianos empresarios.

Alternativas actuales para la buena gestión documental

Así como la tecnología ha generado mayores quebraderos de cabeza a los dueños de las pymes (almacenamiento en nube, discos duros externos, correos electrónicos, etc.), también ha lanzado productos a bajos precios o gratuitos para la buena gestión de datos. Con un simple vistazo a la red te percatarás de la gran cantidad de programas disponibles para la gestión documental en las pymes. No queremos dar nombres específicos, pero sí separar algunos de los sistemas operativos que deberías preferir:

Sistemas “full text”
Altamente recomendable para aquellos que se consideran muy desordenados. ¿Qué es lo que hace un sistema operativo “full text”? Busca información no a partir de los títulos o metadatos de los documentos, sino más bien del íntegro del texto del documento. Por ejemplo, si guardaste un archivo con el nombre de “FACTURA NUEVA” y sin ningún metadato, y el cliente “López Aranda” está buscando una copia de ese archivo y tú no sabes dónde se encuentra almacenado, con un software de este tipo puedes encontrarlo tecleando los apellidos de dicho cliente.

Sistemas con metadatos
Una mejor opción que la anterior lo constituyen los sistemas con metadatos. Cada vez que creas un documento sea en el programa que sea te ofrece la opción de generar metadatos, algo muy similar a los famosos tags que utilizan las redes sociales. Así, por cada documento podrás incluir el título del archivo, la fecha de introducción, una breve descripción y algunos términos de búsqueda. Por ejemplo puedes crear un documento con los siguientes metadatos: “factura”, “López Aranda”, “servicio de mantenimiento”, “enero de 2016”, “reparación de computadora”, etc. Una vez que emprendas la búsqueda, no tendrás 2 o más documentos que abrir, puesto que los metadatos darán con el documento clave sin mayor esfuerzo.

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