Es usted de los que viven convencidos de que resulta rentable quedarse en la oficina a pesar de que no esté haciendo nada productivo. Perder el tiempo no es sólo un vicio de los empleados sino también lo es de jefes.
Las reuniones innecesarias e ineficaces convocadas por los típicos ladrones del tiempo de los demás; los correos electrónicos; las llamadas telefónicas e interrupciones; los Power Point absurdos y eternos; la actividad en la Red; las tertulias y chismes en la máquina de café o mientras se fuma un pitillo son algunas de las principales actividades devoradoras de tiempo.
Si su vida profesional está asociada a la pérdida de horas en el trabajo no le queda más remedio que cambiar de vida, porque nunca como hoy el tiempo es oro. Aquí van algunos consejos:
1.Sepa negociar bien a qué se compromete. Lo que hace, debe hacerlo bien. Muchas veces, por no poner límites tiene demasiadas cosas pendientes, y esto repercute en su fiabilidad e imagen pública.
2.Evite las interrupciones compulsivas (coger el teléfono, contestar un correo, alguien que entra…).
3.Es bueno bloquear espacios para concentrarse. Y usar una buena agenda electrónica. Contar con listas de prioridades ayuda a que su tiempo sea de más calidad. Hay que dejar colchones para imprevistos, cambios y desplazamientos entre unas actividades y otras.
4.Objetivos claros: No se puede estar seguro de que va a cumplir los objetivos si no sabe exactamente cuáles son estos. Simplifique su vida y decida qué es lo importante y lo accesorio. Una vez que lo tenga claro podrá determinar la cantidad de tiempo que puede dedicar a una u otra actividad.
5.Tenga en cuenta que hay tareas que pueden delegarse, diferirse o abandonarse. Y que los proyectos se pueden segmentar en tareas más pequeñas y mucho más manejables.
6.Para ser eficiente, lo ideal es adecuar los ritmos de trabajo a los propios bioritmos, y a los momentos de especial creatividad e inspiración. Un día puede trabajar 10 horas y otro 5… Depende de cómo se encuentre en cada momento… Hay ocasiones de especial productividad y creatividad, y debemos ajustar el horario a esos instantes de inspiración.
7.Aunque pueda parecerle increíble, algunas “distracciones†en el trabajo no sólo no son perniciosas, sino que pueden resultar positivas e incluso necesarias. En realidad, si la gente hace bien su trabajo, no debería preocuparnos que existan ciertas evasiones, y lo último que una empresa debería hacer es establecer una regulación formal que restrinja las actividades lúdicas en horario de trabajo.
8.Es bueno y hasta aconsejable desconectar cada dos horas, porque a partir de los 90 minutos su atención decae. Fisiológicamente se agota, y cortar un poco hace que vuelva con más eficiencia.
9.Las reuniones improductivas son un agujero negro para el tiempo y la productividad. Hay que prepararlas adecuadamente, clarificando el propósito de las mismas; utilizándolas para tomar decisiones estratégicas y no sólo para discutir de manera interminable problemas operativos del día a día.
10.Lo importante es tener clara la tipología de las reuniones; si éstas son periódicas, específicas o urgentes; quién las convoca… Hay que contar con una agenda acerca del sentido de la reunión que fuerce a los individuos a pensar acerca de aquello que desean que se cumpla y que ayude a alcanzar un objetivo.
