Algunos días se puede tener el ingreso de decenas de correos electrónicos a los que se puede ignorar un rato, porque luego se los leerá después de un café o de salir a correr.
Y es que la bandeja de entrada está siempre ahí, y, tarde o temprano, hay que abrirlo. Esta es la forma de vida de muchas personas en la manera cómo gestionan sus mensajes de correo electrónico.
En un día productivo, es posible vaciar la bandeja de entrada, después de haber leído, respondido o archivado los mensajes. Lo cierto es que algunos viven esclavizados mandando más de mil mensajes al mes, y así el email domina sus vidas. Liberarse significa cambiar los malos hábitos de siempre.
En lugar de pensar que los mensajes convencionales son la forma más fácil de estar en contacto o de intercambiar documentos importantes, es posible usar las últimas tecnologías que permiten obtener los mismos beneficios, pero de forma menos estresante.
Por ejemplo, en vez de suscribirse a una newsletter, a blogs como Feedly, se puede conseguir actualizaciones. Y en vez de mandar emails a un montón de gente y esperar que alguien responda pronto, la herramienta de mensajes en grupo Slack nos proporciona una respuesta rápida de las personas que están disponibles.
De todos modos, te ofrecemos algunos tips para dejar de ser esclavo de los e-mails:
1. Conocer los números: ver cuánto y de quién se recibe y envía más y conocer el propio comportamiento de uno para detectar las mayores anomalías y poder corregirlas. Se puede usar Gmail para controlar esto.
2. La mejor forma de recibir menos emails es escribir menos emails. Si uno deja de escribir un email, uno se ahorra uno, y a alguien se ha ahorrado otro. Así que, cuando es posible, se debe intentar buscar la respuesta por sí misma.
4. Dominar la bandeja de entrada, tenerla vacía. El sistema de Keith Rarick ha funcionado, a veces los que llevan estrella se descontrolan un poco, pero se elimina la ansiedad de lo pendiente.
5. El mute es el mejor amigo.
6. Ayudarse de los filtros para los mensajes que se tienen previstos/clasificados (newsletters, github…). O mejor aún, si no se va a leer, borrar esa suscripción.
7. No permitirse tener notificaciones de aplicaciones, en ningún dispositivo. No sólo las del email, también de redes sociales etc.
8. No usar el email para cosas que es mejor hacer de otra forma. Ejemplo: cosas urgentes, rondas de feedback, presentación de trabajos, etc.
En fin, hay que tomar las riendas, porque el email es una herramienta para trabajar, pero no es el trabajo en sí mismo.
